HR，如何讓你的“綠色通道信箱”不成為麻煩？

　　綠色通道信箱，有的叫總經(jīng)理、董事長信箱，這是很多中小企業(yè)，喜歡采納的一種方式，本意是想了解員工對企業(yè)的意見和建議，以便更好的管理企業(yè)，看似也是尊重員工，傾聽員工心聲的一種方式，但企業(yè)中的任何一種管理方式，初衷都是好的，但若沒有相應(yīng)的機(jī)制支撐，以及缺乏系統(tǒng)、有序、合理、規(guī)范的流程和要求來規(guī)定這個(gè)事情，就會變成，搬起石頭砸自己的腳。

　　因?yàn)椋?dāng)你收集到所有的信息、問題反饋和意見時(shí)，你會面臨以下的煩惱：

　　1.問題太多，不知道如何處理。

　　哪一個(gè)企業(yè)不存在問題？企業(yè)的問題，也是需要具體情況具體對待的，有些是新問題，容易解決的問題，有些是老問題，歷史遺留問題，短時(shí)間內(nèi)是沒辦法，甚至很難改變的。那你如何去回復(fù)員工，不能解決，員工會說，哎，公司不就這樣，看似尊重我們需求，其實(shí)都是搞形式化，不必認(rèn)真對待。

　　2. 你還會發(fā)現(xiàn)有些問題，似乎并不像員工說的那么回事。

　　還需要進(jìn)行具體的調(diào)查核實(shí)，這直接就造成你的工作量的加大。有沒有必要那就是其次的問題了。

　　3.合理的，很有見地的意見，我們又該如何處理。

　　這部分才是我們想要收集和了解的內(nèi)容。那對于如何將它們做成報(bào)告，反饋至上級，以及如何走流程，如何反饋，到最后的如何處理，處理時(shí)限是多久，又在多久內(nèi)可以給員工答復(fù)，以及這類的優(yōu)秀員工提供的建議是否需要依照公司的具體要求（比如具體時(shí)間、地點(diǎn)、人員、相應(yīng)證據(jù)、證明人等等），以及是否可以給予相應(yīng)的表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。這一系列的流程工作，你有沒有考慮到呢，是否都應(yīng)納入綠色通道信箱的制度中呢。

　　綠色通道信箱，代表的不僅僅是一個(gè)通道，也不僅僅只是員工反饋意見了就了事這么簡單。

　　那我們?nèi)绾谓鉀Q這個(gè)問題？

　　首先，要想清楚設(shè)置這個(gè)信箱的目的，并且前期盡量的具體化，細(xì)節(jié)化。

　　“希望收集員工反饋的問題和建議，所有員工都有權(quán)利寫匿名信反應(yīng)公司的管理問題”，其實(shí)這個(gè)概念非常模糊和寬泛，這就讓員工可以隨意的，想到什么說什么，只要他覺得和企業(yè)有關(guān)都可以提。

　　導(dǎo)致信息量太大，反而不利用我們?nèi)フ邕x和處理。我們需要搞清楚，是最想解決企業(yè)的哪一類問題，尤其是剛開始搞的時(shí)候，盡量細(xì)化一些，具體一些，比如制度建設(shè)上的問題，工作流程上的問題，福利項(xiàng)目的問題，工作配套設(shè)置的問題，客戶服務(wù)方面的問題等等。也便于適合的員工，提適合其專業(yè)的問題，減少量，也會更精準(zhǔn)和合理一些。

　　其次，不建議匿名，實(shí)名制，可以讓員工更慎重的對待此事，也方便進(jìn)行后期的跟蹤調(diào)查和反饋。

　　人都會有一個(gè)意識，只要是匿名的，就可以隨意，無所顧忌。一旦實(shí)名，他就會認(rèn)真的對待此事，這就讓他在提意見的時(shí)候，就會考慮到它的實(shí)際和合理性。真實(shí)性那就更不用說了，極大的減少了我們的工作量，也會更有意義。如果是想消除員工的顧慮，不一定要用匿名的方式，可以從其他方面去鼓勵(lì)員工，比如采納后的獎(jiǎng)勵(lì)，前期人事及部門領(lǐng)導(dǎo)的宣貫、溝通工作等等。

　　再次，不是提了就了事，要給出相應(yīng)的解決思路或方案。

　　也許，你會說，這對員工要求太高了。是的，一件事情，要么不做，要做就做好，企業(yè)的問題靠大家，那員工有提的權(quán)利，就有想要解決問題的義務(wù)。這才是真正的主人翁精神。而不是瞎提，亂抱怨一通，或是成為一些別有用心的人，打小報(bào)告，影響企業(yè)氛圍和文化的惡性土壤了。

　　就像我們給老板或領(lǐng)導(dǎo)提建議，那都得帶著解決思路和方案。沒有具體的方案，可以給出你的大概思路，這才是正確的提建議的方式。不然就純粹耍流氓??！

　　最后，擁有一套人力資源管理系統(tǒng)，設(shè)立完美的意見反饋機(jī)制。一是節(jié)約了寫信的紙張實(shí)現(xiàn)綠色化；二是通過HR系統(tǒng)，所有的意見可以一目了然，不需要去一一封一封的去拆信，而且還可以隨時(shí)對意見進(jìn)行處理和回復(fù)；三，HR系統(tǒng)也可以很好的將實(shí)名制落實(shí)，是誰發(fā)的意見，都可查詢；最后，HR系統(tǒng)能夠根據(jù)分類，將意見進(jìn)行統(tǒng)一管理。

　　體制有了，流程有了，系統(tǒng)有了，目的清晰了，信息也就有效了，然后分類處理，按照機(jī)制中的規(guī)定，收集、分類、溝通了解、上報(bào)、跟蹤、處理，形成良性的閉環(huán)。

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